Personvernerklæring

NÅR SAMLER BITPRO INN PERSONOPPLYSNINGER

Vi behandler i hovedsak opplysninger som du har gitt til oss  for en av disse årsakene:

  1. De har sendt oss en forespørsel til post@bitpro.no eller helpdesk@bitpro.no eller .
  2. Du har søkt jobb hos oss.
  3. Du er eller har vært arbeidstaker hos oss.
  4. Du arbeider hos en bedrift som er kunde av oss.
  5. Du arbeider hos en bedrift vi er i dialog med om kjøp av tjenester fra oss.
  6. Du arbeider eller har arbeidet hos en bedrift som er leverandør eller samarbeidsparter med oss.
  7. Du er pårørende til en av våre ansatte som har oppgitt deg som pårørende kontaktperson.
  8. Du er referanse til en jobbsøker som søker jobb hos oss.

 

DINE RETTIGHETER

Du kan utøve dine rettigheter ved å sende en e-post til personvern@bitpro.no. Du har krav på svar uten ugrunnet opphold, senest innen 30 dager.

Dine rettigheter:

  1. Innsyn i egne opplysninger. Du kan be om en kopi av alle opplysninger vi behandler om deg. 
  2. Korrigering av personopplysninger. Du kan be oss rette eller supplere opplysninger som er feilaktige eller misvisende. 
  3. Sletting av personopplysninger. I gitte situasjoner kan du be oss slette opplysninger om deg selv. 
  4. Begrensning av behandling av personopplysninger. I noen situasjoner kan du også be oss begrense behandlingen av personopplysninger om deg. 
  5. Protestere mot en behandling av personopplysninger. Dersom vi behandler opplysninger om deg med grunnlag i våre oppgaver eller på bakgrunn av en interesse avveiing, har du rett til å protestere på vår behandling av opplysninger om deg.
  6. Dataportabilitet. Dersom vi behandler opplysninger om deg med grunnlag i samtykke eller en kontrakt, kan du be oss om å overføre opplysninger om deg til deg eller annen behandlingsansvarlig.

Du kan lese mer om dine rettigheter på nettstedet til Datatilsynet. https://www.datatilsynet.no/rettigheter-og-plikter/den-registrertes-rettigheter/

Du kan klage på vår behandling av personopplysninger. Vi håper du vil si ifra dersom du mener vi ikke overholder reglene i personopplysningsloven. Ta da først kontakt med vår daglig leder, Frode Endresen, på e-post frode@bitpro.no. Du kan også klage over vår behandling av personopplysninger til Datatilsynet.

Vi behandler data iht personvernforordningens artikler om behandlingsgrunnlag:

  • Artikkel 6 nr 1 b. Behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale den registrerte er part i, eller for å gjennomføre tiltak på den registrertes anmodning før en avtaleinngåelse.
  • Artikkel 6 nr 1 f. Tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. 

 

HVA REGISTRERES NÅR DU BRUKER NETTSIDEN VÅR - WWW.BITPRO.NO

Vår nettside bruker informasjonskapsler (cookies) for å generere bruksstatistikk på våre nettsider. Den bruker også Google Analytics for innsamling og analyse av besøksstatistikk.  

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr 1 f. Den berettigede interessen er å få nettsiden til være mest mulig brukervennlig for våre brukere.

Les mer om hvordan du administrerer informasjonskapsler (nettvett.no)

 

HVA REGISTRERES NÅR DU KONTAKTER OSS

Telefon

Når du ringer oss, vil ditt telefonnummer bli lagret sammen med opplysninger om når du ringte og hvor lenge samtalen varte i vår telefonsentral. Denne loggen er nødvendig for administrasjon og drift av systemet, samt at den benyttes som grunnlag for statistikk på aggregert nivå. I tillegg har ansatte en oversikt over de siste anropene på sine telefoner. Dersom en telefonsamtale er knyttet til en enkeltsak, vil det kunne bli skrevet et notat som journalføres etter samtalen. 

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f. Den berettigede interessen er å administrere og drifte telefonisystemet.

E-post

Vi bruker TLS-kryptering for å sikre vår e-postkommunikasjon. De fleste webmailtjenester støtter dette, og din e-postkommunikasjon med oss vil da være sikret. Vi ber likevel om at du ikke sender sensitive personopplysninger eller beskyttelsesverdig informasjon per e-post, da vi ikke kan garantere at din e-postleverandør støtter TLS.

Vi skanner all inn og utgående e-post for virus og skadevare.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f. Den berettigede interessen er å sikre BITPRO AS IKT-infrastruktur.

Påmeldinger

Vi bruker påmeldingsskjema på våre nettsteder. Denne informasjonen blir lagret og benyttet til formålet som påmeldingen gjelder.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b. 

Brukerundersøkelse

Våre brukerundersøkelser er anonyme og vi lagrer kun besvarelsen på denne uten kobling til hvem som sender inn. Disse besvarelsene går derfor ikke inn uker persondata og personvernforordningen.

Utøvelse av dine personvern rettigheter

Vi loggfører utøvelse av personvern rettigheter. Dette brukes kun ved eventuell fremtidig tvist.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f. Den berettige interessen er å sikre informasjon ved en eventuell tvist som har forhøyet sannsynlighet når en slik forespørsel foreligger.

 

HVA REGISTRERERS OM DEG SOM ANSATT HOS EN KUNDE AV BITPRO

Som ansatt hos en kunde av Bitpro registrerer vi nødvendig informasjon for å kunne opprette og administrere brukeren din. Dette inkluderer fornavn, etternavn, tildelt e-postadresse, telefonnummer, tildelte rettigheter og siste pålogget tidspunkt. I noen tilfeller vil vi eller din arbeidsgiver også registrere hvilken avdeling eller kontor du arbeider på.

Brukerstøtte henvendelse du gjør mot oss lagres i vårt brukerstøtte saksystem for å kunne følge og gjennomføre din forespørsel. Dette blir også brukt av oss i gjennomganger for å sikre kontinuerlig forbedring av den tjenesten vi leverer til deg og den bedriften du er ansatt hos.

Har du en spesiell rolle hos din arbeidsgiver som er av interesse for oss i vår leveranse, vil dette og bli registrert. For eksempel om du er superbruker på en gitt applikasjon eller kontaktperson for en gitt tredjepart.

For kunder som har tilgang til datarom registreres all tilgang til datarommet. Datarommet er også overvåket med kamera som viser live video hos vår helpdesk og har 6 måneders opptak.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b. Avtalen mellom Bitpro og din arbeidsgiver.

 

HVA REGISTRERS OM DEG SOM ANSATT HOS EN POTENSIELL KUNDE AV BITPRO SOM VI PRØVER Å KOMME I KONTAKT MED

Navn, telefonnummer, stilling og informasjon som er nødvendig for at Bitpro kan levere tilbud. 

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f. Den berettige interessen er å kunne komme i posisjon til å tilby tilbud. Blir vi i løpet av prosessen enige om å fortsette dialogen er behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b hvor avtalen er det vi avtaler skal leveres i prosessen.

 

HVA REGISTRERS OM DEG SOM ANSATT I BITPRO

Bitpro behandler opplysninger om ansatte for å administrere lønn og arbeidsforhold. Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, for eksempel grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune og fagforeningstilhørighet. Andre opplysninger om ansatte er knyttet til vedkommendes arbeidsinstruks og tilrettelegging av vedkommendes arbeid.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b.

Dessuten registreres det opplysninger i tilknytning til nøkkeladministrasjon av inn- og utpasseringer i våre lokasjoner, og opplysninger om tilgangsstyring i IT.  

Opplysninger om navn, stilling og arbeidsområdet regnes å være offentlige opplysninger, og kan publiseres på våre nettsider.

Alle tidligere og nåværende ansatte har en personalmappe i vårt arkivsystem. Her blir blant annet stillingssøknaden arkivert/oppbevart. Personalmapper skal bevares (det vil si at stillingssøknaden ikke blir slettet eller makulert). Personalmapper blir ryddet ved utløp av arbeidsforholdet. 

 

HVA REGISTRERS OM DEG SOM JOBBSØKER TIL BITPRO

Dersom du søker jobb hos Bitpro, trenger vi å behandle opplysninger om deg for å vurdere din søknad.

Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b.

 

INFORMASJONSSIKKERHET OG DATABEHANDLERE HOS BITPRO

Bitpro har i dag en IKT-driftsmodell der vi drifter våre og våre kunders systemer selv. Vi bruker i noen grad eksterne konsulenter for spisskompetanse ved behov. Som hovedregel jobber våre leverandører fra Norge, men det kan forekomme bistand fra utlandet. I de tilfellene personopplysninger flyttes ut av våre egne servere, lagres dette på servere i Norge om ikke annet er oppgitt til vår oppdragsgiver.

Vi har backup på sekundær lokasjon og 24/7 overvåkning og vakt-tjeneste for sikring og oppetid.

Vi driftet også skytjenester for kunder, som for eksempel Microsoft Office 365, hvor data lagres på servere utenfor Norge. Våre kunder skal i disse tilfellene være informert om dette.